Ogni annu, l'impieghi sò obligatori di mandà un rapportu à l'impiegati chì fighjenu i so salarii è i fracondi, perchè i langue pò cumprà l'infurmazioni nantu à i rimborsi di l'impiegata. I rapporti deve esse dispuniti ancu cù l'amministrazione di a Seguretat Soziale. Stu rapportu hè una forma W-2.
Prima di preparate è mandà forme W-2 à i so cumpetenti è l'Administration di l'Assicurazione Soziale, seguitate ste passi per assicuratevi chì tuttu sferisce.
01 - Fate Segnu Hè Correttamente Ughjettivu Chjave Per Amparati
Un impiigatu hè un travagliu chì faci u travagliu à a direzzione di un patronu. In generale, qualchissia chì faci un serviziu per una urganizazione hè un impiegatu si l'organizazione pò cuntene ciò chì serà fatta è cumu si sarà.
Per d 'altra banda, un cuntrattu indipendenti hè un individuu o cumerciu chì furnisce servizii per un altru individuu o cumerciu. U cuntrattu indipendente hè una entità di una entità separata è ùn hè micca cunsiderata cum'è impiigatu. Alcune esempi di cuntratteniti indipendenti sò consultori, agenti, o corretti. U travagliu di cuntratteniti indipendenti hè spessu appinzionale o micca essinziali à a cummerciale; per esempiu, un serviziu di pulizia, prugramu di nuvola, o un serviziu di tecnulugia.
Leghjite più nantu à classificà i travaglii cum'è impieghati o cuntratteniti indipendenti , è cunsultate un advocatu d'impieghi per assistenza.
02 - Verificate Distribuzione è Data Filing per l'annu L'attuale
Dui passeti sò involved in u prucessu W-2. U primu passu hè distribuitu a formule W-2 à i persone. U secondu passu hè di scumpressà questi formi cù l'Administration di la Seguretat Soziale. (SSA)
A data di staghjunu per a distribuzione per l'impiegati è sottu à u SSA hè u 31 di ghjennaghju di l'annu dopu. Questa hè un novu sceltu di prima per chì u filamentu di a SSA hè statu stallatu per aiutà à esse u fraudu impostu. Leghjite più nantu à u W-2 è 1099 pianu.
Assicuratevi di furnisce i so formi formi prima di ghjennaghju, perchè anu avutu u tempu di riviseghjanu, per evità l'errore.
03 - Verificà Impressum W-4 Formi
I patroni hè obligatu di avè un furmatu W-4 in u schedariu per tutti l'impiegati in tuttu. U furmatu W-4 includenu l'infurmazioni necessari per determinà l'altitudine di etere di l'impiegatu di l'uperazione federale, aduprendu u maritalu status, numedu di dependenti, è qualsiasi quantità supplementari esse ellu.
U Form W-4 deve esse cumplettata in a lucazione è in ogni tempu l'impiigatu vole per fà un cambiamentu. L'impiigatu deve mudificà a forma W-4 si a infurmazione persunale di u persunale (cumprendi u maritalu è u numaru di dependenti) cambia o se cambien l'indirizzu di l'impresa. U empleu pò ancu cambià a forma W-4 in ogni mumentu per alterà a quantità di rete.
Ogni annu prima di a fine di l'annu, i patroni anu da dumandà à tutti l'assicurati à riviseghjà a forma W-4 per verificà chì a infurmazione persunale hè precisa.
Assicuratevi chì l'assicurati sò infurmazioni precisa è currente nantu à u formulario W-4 ai aiuta per preparà è distribuisce e forme W-2.
04 - Gather Informazioni per Nuvola per W-2 Forms
Prima, bisogna avè qualchì informazioni basica nantu à a vostra cumpagnia per tutti i formi W-2:
- L' identità di l' impiegazione di a vostra cumpagnia
- U nome, l'indirizzu è u codice postale di l'affari
- E u numicu d'identità di u tributu di a cumpagnia
Allora, avete bisognu di riunisce infurmazioni nantu à ogni impiigatu, in l'infurmazione persunale è nòmina:
- U nomu di l'impiegatu è l'indirizzu è u numaru di segurità suciale o altru numulu d' impurtanza
- Ammonti pagatu à quellu impiigatu: salaries totali, cunsiglii, è altri cumpensazioni
- Ammontu di l'impiegà federale impastatu
- Saldu di a Salute Soziale (finu à a Cumpara massima di a Seguretat Soziale per l'annu)
- I salari di Medicare è i cunsiglii è l'impegni di Medicare, includendu l' impurtante Medicare supplementu per l'empleu d'altru inguernu.
- Assicurati cunsiglii di u travagliu pagatu
- Avvisi di a cura di dependente pagata, è altri beneficii imposti à l'impiigatu
- Per ogni statu unni l'impiigatu travagliava, i salarii statali è i cunsiglii pagati è u rimborsu di l'ufficiu di l'ufficiu impastatu
- Pagi lucali è cunsiglii pagati è impiegati nantu à a riti lucali.
05 - Ricerca W-2 Prucessu - Cumu serà creatu W-2?
Se u vostru cumpagnu hè novu à u prugrammu di pagamentu, o se a vostra situazione di nomida hà cambiatu pocu tempu, hè una bona idea di riviseghjà u prucessu di truvà, cumpricate è distribuzendu rapportu di u mumentu à l'impiegati. Pudete truvà forme W-2 da un magazinu d'imprese, u vostru CPA, di u software di cuntribuzione, o da l'IRS.
Nota: Ùn pudete micca scaricà l'indagine W-2 da l'IRS o in altrò in Internet. Una copia A di a forma W-2 hè in un colore nantu à u tinta tinta rossa è ùn pò esse duie duplicà. Avete u furmatu u formule IRS specifieru di Cumpagnia A cù l'amministrazione di a Seguretat Soziale (questu hè a copia chì tene u schedariu cù a Seguretat Soziale à u fini di farraghju).
Eccu alcuni scelte per preparà e forme W-2:
- Utilizà u software di cuntassi . Sì avete solu uni pochi cù u so prugramma, pudete esse pussutu acquistà un addunale per preparà preparatori W-2 cù u software.
- Utilizendu software di preparazione di furmazione. Se utilizate un di i prugrammi di software di preparazione di furmazione cumuni, o in linea o in una versione di scrittore è avete acquistatu a versione di cummerciale di stu software, verificà per vede s'ellu hè una furmazione W-2. Shirley Elmblad, Guide to Financial Software, havi un articulu di rivisiunzii di software di furmazione
- Utilizà u forma compreta W-2 . I Cumpagnia di l'imprese d'imprese sò stampate stampati stampati stampati W-2 cun u software in un CD chì vi permette di cuntribuisce a infurmazione per queste forme manualmente è stampate in a vostra impresora.
Qualessu solu metu chì utilizate per cumpricà è stampate stampati W-2 vole ancu avè e forme di trasmissioni W-3 .
06 - Decide Comu Distribuisci W-2 Formi à Impresse
Una volta avete creatu forme W-2, a vostra prublema decisione hè cumu per distribuialli à i cumpianti. Ricurdà chì u listinu per a distribuzione di e forme W-2 à i so cumpagnie hè u 31 di ghjennaghju di l'annu dopu à l'annu fisici. Per esempiu, i patroni chì eranu necessari di distribuì l'annu W-2s di u tributu 2016 sò finu à u 31 di jinnaru di u 2017, per distribui.
Avete duie opzioni per distribuzione stampati formi W-2 à i so cumpagnie: o per mailu o per distribuzione cù imprese in persona. Sì un impiigatu recoge a so forma W-2 in personu, pudete vulete avè l'impiegu di l'impiegatu chì a furmazione hè stata cullata, per evitari di dubbii s'ellu si hè fattu.
07 - Verificate per Armerie Di Prima Mandela W-2 Formi à Impresse
Per minimizà e prublemi è avè da re-mandà forme W-2, verificate e formule W-2 per errori, utilizendu sta lista di verificazione. I eranu W-2 errors include using the form of an incorrect year, falla di cumprà una nfurmazione, mette infurmazioni in u casu incorreu, è ùn falli dete a prublema di u Social Security.
08 - Imposte mancu un impegno di u duplicate W-2 Forms
I empleati spessu misplace o perdanu forme W-2 è pò vèninu à u dipartimentu di i pagine per eseguisce una copia duoppule di u so formu W-2. Prima di distribuisce e forme W-2, cunfundite cumu si trattassi cù questi richiesti:
- Se avete stampatu stampà e forme internamente, pudete riprintà a forma W-2 è dà o mailu à l'impiigatu.
- Se a forma hè stata preparata da un servitore fora di a nomina, puderanu carricà di u costu di riimprendi è mailing of the form. Pudete vulete chjamà i so impjegati per una prima forma duplicata, o un secondu duplicatu in un annu (succede!).
Qualessu hè chì decide, hè una bona idea di cumunicà a vostra pulitica in rigu duie formate duoppule à l'impiegati. Avè un accordu per e forme duplicate pò esse extremi, ma pò esse cutatu à u nùmeru di forme perditi chì avete trattatu.
09 - Filing W-2 and W-3 Forms cù l'amministrazione di a Seguretat Soziale
Dopu chì avete dicisu di manera di preparà e forme W-2 è anu distribuitu questi formule à i so cumpagni (per u 31 di ghjennaghju di l'annu dopu à l'annu fisici), a vostra prublema decisione hè di scunnigalla cumu prughjettiva di sti formi cù l'Administration di l'Assicurazione Soziale (SSA) .
Tutte e forme W-2 devenu esse dispuniti cù l'amministrazione di a Seguretat Soziale, cù una forma di trasmissioni W-3 . Dui opzioni per sottomuccià sti forma:
- Pudete scaricà in ligna à i servizii di serviziu di serviziu in ligna di u situ web di a Securità Soziale. Avete da esse registratu prima, dopu cumprità e formule appruvistà in ligna. Se file in ligna cù u BSO, ùn hè micca bisognu di includiri forma W-3.
- Pudete ancu mandate un mail W-2 formi cù u Form W-3 à l'amministrazione di a Seguretat Soziale.
Eccu più infurmazione nantu à cumu preparà una forma W-3 .
10 - Verifiche regulamenti statali per a distribuzione di forme W-2
Quandu finiscinu una forma W-2 per un impiigatu, una parte di quella forma (Copy 1) hè designatu per esse sottumandata à l'statu chì l'impiigatu travaglia. Se l'empleu travaglia in più di un statu, avete da esse mandatu una copia di a forma W-2 à ogni statutu.
Ogni statu teni diverse esigenzii per a sottomissione di forme W-2 è di qualsiasi forme transmittenti. Scuprite cù l'autorità di u tributu di u statu di u dipartimentu di i ingressu statali per amparà e duminiu di l'statutu.
ACTEVIZU: Parechji stati anu cumplessu cù u novu u 31 di ghjennaghju per scaccià W-2s cù a SSA.
Leggi più nantu à i tassi statali di nomina.