Aghjunghje infurmazione di l'infurmazioni chjave chì hè stata truvata in u documentu fonte
Perchè Ùn Anu Importante U Pianu Documenti
U ducumentu fonte hè indispensèvule à u prucessu di a ricunniscenza è u cuntestu, cum'è l'evidenza chì averebbe una transizione finanziaria.
Se una compañía hè auditata, i ducumenti originali retorna a publicità cuntable è u librettu generale cum'è un cuntrastu d'indisputabili.
A mantenimentu di un documentu d'urugua per un affari tutte e ricerche per i vostri imposti personali. Sì i vostri tribute hè verificatu, pruponenu a prova chì avete fattu quelli acquistoni. Ogni cosa hè veru per u vostru mistieru, ma dinò in i vostri negozii, ùn vi mancu micca receta per i gastri di dedubile di l'impositu. Mantene i ducumenti originali per ogni transazzioni finanziaria.
Quale Documenti Di Prughjettanu
Un documentu fonte cerca tutti i cose fundamentali di a transazzione, cum'è l'quantità di a transacción, à quale a transazzione hè stata fatta, a fini di a transazzione è a data di transaccione.
Eccu alcuni exempli di ducumenti originali:
- un cuntrollu cancelatu
- fattura
- cash register receipt
- ricerca generale per esempiu
- Nota di creditu per un rimborsu di u cliente
- carta di u tempu di l'impresa
- dipositu slip
- ordine di compra
Cumu trattà i ducumenti
U ducumentu fonte deve esse stampatu in u journalistic accounting pertinente quant'è più possibili dopu a transazzione. Dopu a registrazione, tutti i documenti d'urigine deve esse dispuniti in un pocu di sistema da ellu pò esse ricuperati se è quandu anu necessariu.
In certi urgenza, pò ancu esse impurtante di furnisce a catena di custodia per esse capace di stabilisce chì u documentu fonte in questa esse in u vostru cuntrollu.
Documenti Originale / Copy Copies
In a maiò parte di circustanze, e fotocufii di documenti d'urghjini sò legalment acceptable. U serviziu di u Drennu Internu, per esempiu, hà accettatu e fotocufii di e ricceve da u 1997, finu à ch'elli sò legibile, cuntenenu tutte l'infurmazioni infurmati in l'uriginale è, dentro di i limiti di u proceneritze di scanning, presentate l'infurmazioni in un formatu identicu a uriginali.
Un certificatu di materiale chì hà specificatu l'oggetti accadati è u prezzu pagatu, ma questu hè scanned senza u nome di u suminadore ùn sia micca qualificatu. Un documentu chì presenta tutta l'infurmazioni in u mandu uriginale, ma chì hè statu ricatu in Word or Excel ùn anu micca qualificatu.
U standard IRS - cumplicate, legibile è una riproduzione precisa di l'uriginale - hè u listessu standard utilitatu in many businesses and government agencies. L'altri istituzioni, in ogni modu, aghjunghje à queste règula generale.
L'Università di Washington, per esempiu, accunsente cum'è sustitutu per u fotocopiamentu di u documentu originale scanned in una densità minima di 300 punti per inch (dpi), è prisentatu in u PDF o formatu TIFF; ùn hè micca accadutu photocopiechi JPEG.
Sì fatti di scanà i prugrammi contable o legale per fassi facilità di almacenamiento, verificate cù l'istituzione impurtanti per esse sicurizate chì accettanu i ducumenti in u formatu chì vous planificà à utilizà.