5 manere di cutulà u tempu di passà a filing
Ma sfurtunatamenti, l'odià o micca, quandu puderebbe guidà un pianu di pocu, u duminiu hà da esse fattu, o ghjunghje prestu ghjunghje u vostru schritta per suluzione sottu u pesu di tuttu u paperu chì mantene schiettu. Chì ci hè un incontru di a filing per fà?
Ci sò dui approcci di u prublema chì puderia aiutà.
Pudete pruvà di fà u so tempu daveru chjaru curtu quantu pussibule (un metudu chì aghju perfetti in l'annu di correru un postu) o fà u so tempu infarinate cusì divertente quant'è pussibule (quella chì aghju perseguite da rializà). Eccu a cunsiglii per aduprà a quantità di tempu chì invece infastarete prima.
Pudemu è riciclà quandu hè pussibule
A primu prublema nantu à qualsiasi pezzu di carta stintu in voi cuminciassi à esse dispunibule hè "Avete stu documentu deve esse dumandatu?"
Un bellu di i documenti chì vennu in u messagiu pò andà ghjustu à u trituradora. Quale hè a puntata à publicà publichi o infurmazioni informazioni da altre imprese, per esempiu? Quandu si tratta di u mail, leghje un pezzu di mail una volta, decide si avete bisognu di un annu da quì in un schedariu o un scrusciu in seguitu.
Chances are good you are also filing a lot of copies of documents that you do not need to be filing - and should not even be printing in the first place.
Ùn ci hè bisognu di scrive ducedti stampati di e fattura o lettere, per esempiu, se i vostri schedari elettroni sò urganizzati è seguite i prucedure di salvezza.
Allura, quandu avete trattatu quellu munzeddu di scrive, hà fattu scumparà u "paper pudete campà senza".
Aduprà un sistema di scunnigazione chì faci un altru funziunamentu di a funzione più faciule, micca più forte.
A maiò parte di u papieru chì aghju da esse filing hè relatatu à u prucessu di fà affari, è questi ducumenta necessariu di esse ingressu in u sistema di cuntabilità prima chì alcuni cosa hè stata cun elli.
Allora invece di piglià quì sottu per un cartucho di toner à l'impresora è sottu sottu à "P" in u mo sistema di filinga prima, aiu aghjustatu in u me "primu" sistema di filing, una seria di caratteri stampati da mezu è annu.
Per esempiu, se cumprà u cartugno di toner à settembre di u 2017, questu hè u schedariu chì andava in, cumu cù l'altri cumposti, i ricitari è altre documentu cummercializate chì hè devenu in quellu mesi. Allora hè un sferimentu simplice di travaglià in u cartulare à a fine di u mesi è fate tutte l'infurmazioni cuntrullati chì deve esse fugliate (o se ùn avete micca fà u vostru stessu, per mandà u cartulare mensili à u vostru accountant o contable) .
Avete chì guariscamu un serviziu di serviziu , micca micca un affare di vendita, affinchendu chì sughjettu è travagliatu nantu à i cunti una volta di un mesi mi travaglia. Avete bisognu di mudificà l'idee di u cartulare mensili in casu chì avete bisognu à portà i vostri cuntatti oghje più freti.
Pensate prima di voi file
Chì ci passa postu chì aghju utilizatu i cartulare mensili per fà a cuntalli? I documenti anu da esse mudificate à u sistema di filing "principal". Ma invece di basta à chjamà ogni docu per esempiu, secondu u so tìtulu, aghju scrittu lògicu secondu u gruppu, un prughjettu di registrazione aghju truvatu moltu più veloci.
Fighjuremu un altru veru in l'esempiu di u cartulare di l'impresora toner.
Invece di presentà stu pudientu sottu "P" per u cartuccia di stampatteru di stampetta, mandu sta storia sottu Suministru di l'Uffiziu - Receipts, u listessu locu chì aghju fate documenti cum'è un ricivutu per una cullizzioni di post-it note o un ricunnisciutu per l'impresora carta. Questu ùn solu ùn faciule una filing faster but makes it much easier to find documents afterward.
Utilizate parole è frasi sianu in i vostri cartulari di u cartulare, micca micca i carte
Ùn ci hè nè regula chì dice chì sò solu limitattu à un littri simule à creà e divisioni di u vostru sistema di filing. E se tu faci, vo circate à a vostra numerazione inutilmente lenta è complicata. Pudete customizà u vostru sistema di filing per chì vi pò esse benefiziunate d'arregistramentu da un gruppu è truvate u locu per induve un documentu più veloce.
Per esempiu, invece di avè una retazione di u mo sistema di filamentu chjamatu "C", aghju avutu ancu una rùbbrica chjamata "Client Files".
I schedari in "Client Files" sò organizzati alfabeticu. A bellezza di persunalizà u vostru sistema di filing hè questu manera chì si pò sempre esse diventata più longu è organizatu se avete bisognu. Cusì un client principalu puderia avè un sistema di schedariu di schedariu chjamatu cù u so nome in a secunna "Client Files" per fà truvà e documenti per l'infurmazioni relative à ella.
In questu esempiu, e l'etichettivi nantu à u sistema di filing would read "B", "C", "Client Files", "D" ... Vedi quantu più faciule chì a vostra numerazione sarà?
Un'altra punta di filing para acelerà a vostra numerazione: Ùn vi scurdate di persunalizà l'alfabetu. Invece di svià una traccia "M", sia unu "Mc".
Mantene a vostra "prima" sistema di filing near and convenient
L'altru grandu di l'usu di un sistema di archiviu di duie etapasi cum'è quellu chì aghju scrittu quì hè chì hè assai più faciule per guardà a prima etapa di u vostru sistema di filing (i caratteri mensili) fisicu à u vostru spaziu di travagliu . Puderete viaghja più listè per pappà documenti in pusazione immedaneamente di vaghjime pile up si avete un locu cercatu, organizzatu per falla.
Dunque aghjurnà i vostri cartulari mensili di u settore, u mesi di u mesi dopu, in una prughjetta o utilizate un schedariu di cuncertazione è mette cù a longa durata in u vostru spaziu di travagliu. A maggiorità di u vostru sistema di filing (u sistema di filing "principal", cum'è a chjamà sopra, pò esse per tutta a stanza o ancu in una stanza differenti, ma in l'interessi di u tempu di salvezza , ùn deve micca bisognu à fà Fate a vostra prima stage filing.
Cumu fà A funzione di filing
I tippi di scunnisciute chì aghju datu finu à ellu vi aiutà à cutà u tempu di passà a filing è impediscenu a congelazione. Ma chì chì facenu à u vostru tempu infilarate più divertenti?
In verità, l'unica strategia ch'e aghju avutu cun questu hè u cuncepimentu esplutivu, ricumpinsalla cù una cookie s'ellu fate per un certu quantu di tempu. Questu travaglià ma puderebbe guidà à poni à molti di liri si avete assai filing to do.
O pudete piglià un accontu più artisticu, utilizendu tutti i culori diffirenti per i vostri cartafori di l'architettura è l'usu di tipichi tipichi o caligrafia per i marcati. Chjuderaghju o micca chistu fa a vostra filing più divertenti, certamenti farà chì a facenu più attraente.
E quale sà Forse u fattu chì u vostru filing hè tantu rapùtu ora chì hè cusì organizatu hà da fà assai più di fà.