Cumu crià un sistema di gestisce documentu per i picculi imprese
Per assai affari, l'enfasi di a gestione documentale hè nantu à l'urganizazione è u almacenamiento di documenti. Vulenu esse capaci di almacenà e documenti in una manera urdinata è sicura chì stilla permette i documenti per esse truvati cun facilmente.
Questu articulu vi mustrarà cumu per creà un sistema di gestore documentatu chì faci esete ciò chì.
Sè scritte "document management" in ogni mutore di ricerca, vi cuntene assai dispunìti di "solu" solu di gestione di document management, assai cunnessu software o appruvisazioni chì publicità l'avanti di avè un uffittu senza carta .
Un software di gestione di documentu o d'appricazzioni, ma sò stati disinniati per migliurà a gestione di i vostri negozii di i schedari elettroni . U prublema hè chì assai picculi negozii anu da trattà cun mitiche di dati antichi nantu à carta è dispunelli elettroni è, in certi casi, a proporzione di data di carta hè assai più grande.
Una solu suluzione à u prublema di avè un ambiente di dati mischju esse aduprà un sistema di imaging di documentu per cunvertisce tutti i vostri documenti di a cummerciala à a forma elettronica. Ma questu hè caru caru è cunsumu assai per i belli picculi negozii.
A bona nova hè chì pudete mette i fundamentali di un sistema di gestore documentu in u locu senza compra un software speciale o avete documentu di mercadona cum'è documentaire.
U sistema ùn devi esse cumplicatu; avete aduprà da invistisce un pocu di tempu in a pianificazione è l'implementà.
Cumu crià un sistema di gestore documentale
Stabbilimentu di un sistema di gestione documentu implica di trè passi;
- crià un pianu di gestite documentu,
- implementà u pianu di gestite di documentu,
- è seguità.
U primu passu, crea u pianu, implica di risponde à sti quattru interrugni:
Chì sò i reguli per a creazione di documenti?
Fatturite , carte recordatori di pagamentu, libretti di vendita, email, balance sheet , spreadsheets, rapporti - Tutti i negozii creanu una varietà di documenti in u cursu di fà è seguitu di l'affari. È di mantene a cuminità organizzata, tutti i negozii necessanu stabiliscenu regule per creà documents.
Per esempiu, ci sò mudelli in u locu per parechji di i vostri documenti di cummerciale standard, cum'è carte è fattura, è induve si trovanu?
Ci hè una guida di stili internu chì deve esse segui?
Quandu i novi documentu sò datati è / o stampati in tempu stampatu?
Chì certi procedimi seguitaranu per spartamente o rivezione di documenti?
Per qualchi pratiche impresi, l'unicu puntu nantu à a creazione di documentu chì importa serà in quandu i mudelli per diversi documenti di u cummerciale è a manera di usà. Ma se a creazione di documentu in a vostra attività implica parechji persone chì cullabureanu, rivechendu o l'aghjurnamentu di documenti, avete bisognu di passà un tempu chì decizieghjanu cumu avete esse stati cumu fà per assicurà l'efficienza è a coherenza.
Cumu ci guardemu i ducumenti?
Ci hè ancu dui aspetti à sta pregunta.
U primu involutrà l'aspettu fìsicu di l'almacenamiento. Ancu se u vostru bigliettu hè strughjatu i documenti in l'armerinesi di registramentu, ci sò parechji risichi in u storicu; micca solu u costu di l'armamenti di scrittoghji, ma u costu di u tempu quandu u / o i vostri langatori prupone un documentu o avè da ricuveniu. In fattu, u più maiò custu assuciatu cù l'almacenamiento, per a maiò parte di i picculi imprese, hè u prublema di u tempu spentu quandu a ghjente cerca di documenti.
U secunnu aspettatu di i vostri documenti hè urdinariu; cumu si sarete documentati? A chjave per i schedari di registrazione hè di seguità di una pratiche bona di gestisce l'archivi.
Avete bisognu di sapè cumu si documenti archiviu. Cumu puderete gestionà i schedari chì sò fora di data o solu pronta per esse mudificate à u back burner in u vostru sistema di gestite documentale?
A proximità di u principiu di ogni annu, per esempiu, passa per i diversi archivi di u travagliu nantu à u mo computer, ripruducendu e quelli chì ùn sò micca più currente, è creanu novi caratteri annunciati per annu è / o sujetariu, mudene i schedari quantu necessariu.
U stessu pò esse fattu cù schedari stampati; Ùn hè micca difficiule per sguassà volumi (er) di documenti da un cartafcaru di l'architettura è l'etichetta è creanu un novu cù "Vecchio" in u titulu. Qualchì software ponnu dispunìbbili automaticamente di archive. U Microsoft Outlook, per esempiu, vi permette di archive email.
Cumu pò ricercà i documenti simplificati?
Sta pregunta hè u core di u vostru sistema di gestisce documentu. In una indagine realizata da Leger Marketing per Xerox Canada, i patroni di u SMB è di i gestori amministrativi di u mediu dicenu chì costanu $ 2,152 l'annu per gestionà è maghja documenti è una ora per ghjornu per ricercà quelli documenti (globeandmail.com).
Una volta, i boni pratichi di filing can go a longa manera di risolve u prublema. Navigazione di l'Articuli di Giuluggiu di Dati nantu à stu situ vi permettenu. Se tu facete e cose cum'è seguente seguente di cunventionismu stesu, per esempiu, documenti saranu più faciuli di truvà.
E sese unu o un solu pruprietariu chì travaglia sola o un impiegatu cù un impiegatu , recomendarà a creazione di un dispunientu File List , chì ricurdarà à l'utilizatori induve chjode particulari di ricerca vai - è induve truvà documenti particulares. Se a vostra attività hè cum'è a maiò, ricordate di farische si o micca u schedariu sarà nantu à u vostru sistema di computtu, un servore internu, in u nuvulu , o si in furmatu stampatu in un locu fìnicu cum'è un cabinet d'archiviu. Per esempiu, supponi chì avete usatu l'imàgini, u video è ancu di carta di foto in my business. Un ingaghjamentu in u vostru Situazione di Archive Lista pò esse:
I im images / video: computer (o server) - drive E: / photos - file in u cartulare adattatu di l'assignatura
Paper photos: filing cabinet 3 - Photos - alfa by subject
A ricerca di a reta cumunicazione è in a nuvola di puzzicheghja deve esse tichjatu cum'è cuntenuti com'è debule cajulini.
Cumu pudemu fà / seguità i nostri documenti?
A prima ligna di difesa per a securità di documentu hè fatta securità di i locali di l' attività . Tutti i negozii deve bisognu di i sistemi di sicurità, cum'è sistemi d'alarme, installati - ancu i negozii in casa .
I negozii anu ancu necessariu o vulete investisce in altri apparati di sicurezza, cum'è bars / paragliani, camerei di sicurità è / o servizii di patrulla. Pudete passà tuttu u tempu chì vulete creà i password è criptografate in un tentativu per prutege i vostri schedarii elettroni, ma ùn importa micca assai s'ellu ci pò esse stradicatu è routere l'ordinateur è accumpagnate u hard drive.
Tutte l'armari di registrazione deve esse chjave è chjave guardata dopu l'oghje di l'oghje (è chjete à u mumentu, se nunda chì hè fiduciale hè ghjustu in proximità).
I prucedure di sicurezza generale per i ducumenti elettronii anu da esse attrezzione di documenti per regularmente è custruzzioni di salvezza di documenti in un altru solu di u listessu discu duru induve si trovanu i ducumenti originali. Ùn si pò micca megliu per guardà per avè avutu i vostri dittagghi di cummercializazione, scurdate da i disastri naturali - ancu una altra ragione per chì u nuvolu hè l' ideale per l'affari .
I picculi negozii cù i culleghi o l'impiigati à scambiu a stissa rete di l'informatica pò ancu vulete restriverà l'accessu di l'usu di l'usu chì ponu solu utilizà o veddi parechji risorse di a rete. Per esempiu, pudete avè un repertoriu di rùbbrica o nuvola chjamata "Compiuteru" chì hè accessu limitatu à gestisce solu Unu ancu se un utilizatori hè permessu di accede à un recursu, cum'è una appiecazione, i documentu particulari pò esse protégé da password. U cuntenutu di documenti pò ancu esse cifrati, facenu accessibili solu per quelli chì anu a chjave di chjamati necessariu.
A furmazione di Employee hè una altra amenazione à a sicurità di dati. I picculi impresi cù l'impiegati devenu fà résumé fact checking and obtaining a background cheque à l'impiegati à una materia di pulitica.
Implime u vostru Sistema di gestione di documentu
Una volta avete creatu u vostru prugramma di gestite documentu, risposta à e dite quì sottu, sò prontu à implementà, è assicuratevi chì tutti i vostri langue cunnoscenu i dettagli di u sistema di gestione di documentu di i vostri negozii è seguenu i prucessi appruvati in a creazione, almacenazione è ricuperazione di documenti.
Anu ancu avè esse sicuru chì tutti quelli accessu è utilice i documenti in a vostra organizazione seguite through, doing things like naming and storing documents appropriately. Spot verifica in una basa regulare per pruvà si i fugliali particulare ponu esse facilmente truvati è per guardà contru misfiling.
Pudete stabilisce un sistema di gestione di documentu in un ghjornu ma aduprà u sistematicu cù u tempu hè a chjave per u successu. I ricchezzii sò enormi - pudendu truvà ciò chì vulete truvà quandu u vulete è pace di mente.