Cunsiglii di gestite File Management per i schedarii Digitale
In più di scaricamentu di documenti locu nantu à l'esame, l'altrò ghjovanu o dispusitoriu mobile, più ognuna cù l'imprese utilizate u nuvola per l'apparezzi basi di l'imprese è l'architettura. (Vede Perchè Infurmazione in Nuvità hè ideali per i Small Businesses è 5 Desadvantages of Cloud Computing. )
A cumpurità di u duminiu di almacenamiento hè a nicissità per parechji impresi per cumprà i documenti trà l' impresa .
In una distribuzione, dinò hè spressa cù un servitore di scrittore o un accessoriu di almacenamiento (NAS). Se u accessu à u mutuu mobile hè obligatu, i ducumenti pò esse guardatu in u nuvulu è u cumerciu per l'assignazione di permessi d'accessu. U risultatu di tuttu questu pò esse un pesu di ammaistramentu di scrittura cù parechji documenti di una persona guardatu in u nuvulu è qualchì locu, è ancu i documentu particulari guardatu solu in un locu o l'altru.
Organizazione hè a chjave per a ghjestione d'archivi Elettronica
Invevendu i ducumenti sò stati macchjuri, hè impurtante di mantene oghje è oghje. L' uggettu di a gestione d'archivi elettroni è per assicurà chì pudete truvà ciò chì vulete cercà, anche si avete cercatu quelli anni da a so creazione.
A maiò parte di l'affari di guvernu sò oghji in un locu o un altru in u locu cunvientu di avè un avutu cù un clientu è ùn pò esse capace di situà nantà a fattura rilevente o altre prublema più impurtante di clientele.
Hè stante moltu hè ghjuchinu à l' annu d'annu pruvatu à truvà e documenti pertendu in a cumpagnia di l'accadera di u cuntatore o, più peggiu, u tributu .
L'urganizazione propria di i ducumenti digitali hè specialmenti critica in un ambientu cumuni - se unu di i vostri langati ùn anu assenza (temporale o permanentemente!) Puderà fà di qualchì facilità locu qualchì documentu creatu o amministratu per questa persona.
(Nota chì a perdita potenti di prublemi di dati incù disgruntled, esempii di migliurà hè una più ragioni per prutezzione di i vostri dati di a cummercializazione. Vede 6 Regoli di i Prudutti di Proteczione di Data ).
Questi persi amministrativi di storia permette a tene i vostri archivi accessibili:
1. Utilizare e caratteri di stallazione predeterminate per schedari.
Utilizà a localizazione di u schedariu predeterminatu durante a stallazione di i schedarii di applicazioni Sutta Windows, per i schedarii di appiecazione di cunvenzione sò stallate sottu à u (LETRA DIRECTA:) -> FTP. Aduprà l 'applicazioni in tuttu hè confusingu è innecessariu.
2. Un postu per tutti i documenti.
Situate tutti i documenti sottu un caratteru "root". Per un usu unicu in un ambiente Windows, a locu predeterminatu hè u cartulare di My Documents.
In un spaziu per sparta spedizione cercate fà u listessu. Crea una sola caratteristica raghjonu (chjamata "Documenti Compartiti" per esempiu) è guardate tutti i documenti in subfibricati nant'à u carattere raziu. Avè un locu unicu per tutti i ducumenti elettronique facilite a facilità di truvà e cose è di coperta salvezza è archivi.
3. Crià caratteri in una ghjerarchia loogica.
Eccu i cajini di u cullighjate di u vostru informatore, per dì. Aduprà a lingua chjara per nome e vostre carattere; ùn vogliu micca circate nant'à sta lista di ricordi in u futuru è stupite ciò chì "TFK" o qualsiasi qualsìasi abbrevia interessante chì avete scrittu.
4. Agenzia di i carcere.
Creece parechji caratteri trà sti caratteri principale per esse bisognu. Per esempiu, un cartulare chjamatu " Fatturiti " puderia cuntene caratteri chjamati "2018", "2017" è "2016". Un cartulare chjamatu per un clientu puderia cumprà i caratteri "dati di u cliente" è "currisponde". L'urdinò hè di avè ogni furmulariu in un cartulare invece di avè un bundanza di i schedari orfani.
Ùn fate micca, ma cumu creà strutture di caratteri cumplessi è prufili chjuche. Cumplicà quandu puderete utilizà nuvelli di scrittifritoriu descriptivo
5. Segui a convenzione di nome di furmatu.
Certi sistemi operativi (cum'è Unix) ùn permettenu micca spazii in nome di schedariu o caratterificatu, per esse da esse si u vostru ambiente di computing hè un mistu. Invece pudete usà i sottucità comu un delimitador (per esempiu, Doe_John_Proposal.doc). Altre caratteri cumu /? <> \: * | "^ sò ancu pruibiti in u nome di scrittori o caratteri sottu Windows.
Utilice e nomi di scrittifritoriu descriptif per una identità è ricuperazione fàcile, ma ùn viaghjanu oltremu - file / path names sò largu limiti chì varienu da versu sistemi operativi. Sutta Windows u pianu massimu di strada larga per un schedariu (per esempiu, a carta di l'impegazione + nomi di caratteri + nome di scrittore) hè di 260 caratteri. Aduprate abbremi cumuni wheneverver possible, cum'è Jan per January o Corp for Corporation.
6. Sò specifiche.
Dà i lochi logichi elettroni, nomi specifichi è includendu date in i nomi di archivi siddu si possi. U scopu di i nomi di i schedari hè di pudè dettu qualcosa chì u schedariu hè circa senza avè bisognu à avà l'apertu è di vede. Cumu si u documentu hè una lettera à un clienti cunsigliatu ch'ellu u pagamentu hè overdue, chjamate qualcosa cum'è "overdue_20180115"; invece di qualcosa cum'è "lettera". Cumu sapete quale hè a lettera senza fàlla?
Sè vo site per sparghje schedariu per e- mail o appartamenti portable si pò avè avutu u nome di l'archive inclui più informazioni chè una, chì l'infurmazione di u caratteru ùn esse include cù u schedariu cumuni. Per esempiu, se u vostru ducumentu oghje in My Documents \ Invoices \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc è u schedariu hè spartutu è publicatu per mezu di tutte u destinatariu vede hè u Doe_John_20170416.doc è pò esse micca capaci di dì chì u schedariu hè un cliente fattura senza l'obertura.
7. Ficheme mentre andate.
U megliu per u schedariu un documentu hè quandu u primu creà. Pò u so abitudinu di usà a "Salvate As" di dialogu per fossà u vostru documentu cum'è u nome, u mette in u postu beni in u primu postu.
Ordine a vostra cartula per a vostra cunvenzione.
Se ci sò cartafaccii o schedari chì avete usatu assai, furanu à u cima di a lista di scrittori per renomini cù una! o un AA à principiu di u nome di l'archive.
9. Culletiti vostri schedari peri regularmente.
A volte ciò chì hè vechju hè obbligatu cum'è in l'esempiu di u cartulare chjamatu "Fatture" quì sopra. Sì ùn hè micca, mantene e vostre caratteri ùn anu chjappu per scumpressate i vechji schedari.
Ùn sguete micca prutezzione di i schedarii affissati senza ellu ùn sia certu certu chì ùn avete mai bisognu u schedariu novu. Invece, in a vostra retaccia principali di e caratteri sottu a vostra carattere raghia, create una caratteristica chjamata "Old" o "Inactive" è movendu i vechji schedari in quandu vi vene nantu à elli.
( Quantu Longa Must Keep Ritratti Di Business for the CRA or IRS explica quantu duvete avè mantenite registri di l'affari di cumpagnie i vostri obiettivi duri).
10. Salvà l-fajls regolarment.
Sè ochjate copie u vostru schedariu à un'altra unità o sopra à cinta, hè impurtante di creà è seguite un reginu di regula normale. Vede i 3 Passi per un sistema di salvezza .
Una bona I muvimentu di architettura facilita averà quella piace
A gestite e ducumenti elettronii deve esse parti di una struttura di gestore di documenta generale per a vostra attività. Un pianu di gestite di documentu propriu d'inclusi tutti l'aspettu di i tratti di manipule, cumpresi l'almacenamiento, ricuperazione, salvezza di salvezza è di sicurità.
A funzione di ricerca hè una cosa maravigghiusu ma ùn hà micca cunnessu a facilità di puderà andà direttamente in un cartulare o un schedariu. Se seguite questi cunsiglii amministrativi di u schedariu, ancu se ùn cunnosci micca oghji qualcosa di qualcosa, sapete duv'è deve esse - un grandi prufittu chì venenu à truvà ciò chì cercate. Bè pratichi di gestisce l'architettura vi guardate u tempu di u tempu di a cummerciale .