Maestru U vostru Sistema!
Tandu u tempu d'urganizà u vostru sistema di filing hè crucial. Mentre chì tutti l'anu amatu di avè un ufficiu senza carta , a rialità hè chì assai picculi negozii anu sempri a necessità di almacenà documentu stampatu, cum'è fattura , ricetta , etc. è puderà ricurdà finu à quandu necessariu.
Inchiostu i prugrammi in modu appuntu hè particularmente impurtante; un sistema di filing inaccessante o messy pò aghjunà jorni di sforzu extra in u tempu di l'impiegata d'inginudu chì ùn voi micca vogliu per sfughjarà nantu à i deduczioni fisici per via di ricerchi falte.
È se u vostru cummercializatu hè mai statu sughjettu à un cuntrollu è ùn sò micca pussibuli pruducerà e documenti necessarisi in supportu di e vostre gastu i vostri risultati i più propensu sò esse elettu è u vostru rimpruvamentu rivaluate .
Cum'è un prupietariu di petite cù un pianu , hà bisognu à pudè operà in u vostru scritta rapidamente è faciule . Invece di creazione di un sistema di filamentu di u filippu sò difficiuli, hè un travagliu faciule simplice chì pò esse facilitu da uni pochi cunsiglii di scrittura è truculi.
Cumu urganizà u vostru Sistema di Filieri
(1) Posa à u vostru scrivania per un pocu minuti è scuprite induve circate di stintivamenti.
Avete un cajulaveru à a diritta di a me stazzione. Quandu aghju stabilitu u mo sistema di filing, ùn aghju micca nunda in questu. Quandu puderebbenu cercà e parole, stampati o u mio stapler, era u primu locu chì mi piace, ancu s'ellu ùn sapia chì era vacante. Allora, in modu naturali, aghju pututu i pienzi, stampigli di carta è stapler in quella cassetta. Per mè, era a casa naturali per quelli articuli.
Tuttu tutti ci anu avvicinà stu modu diversu è quale cose per una persona ùn pò micca travagli for another. Pigliate qualchì minutu per esse situatu à u vostru spaziu di primu primu centru è di alcuni per l'equipaghi, forni è i schedarii. Chì vi aiutavà à stabilisce u locu ideale per u dumperu quelli partiti per voi perchè personalmente.
(2) Avà chì sapete di duvere site naturali per circà l'infurmazioni, deve esse scunnitevate se un sistema di filing alfabeticu, numericu o subjecte averanu megliu per voi.
Cumu sia organizzà a vostra documentatura in categurie di filing (per esempiu, gastru, finanziariu, marketing )?
Cumu truvate spurtaci di l'affari per i schedarii cume banche declarations, utility bills, receipts per gastu di a distribuzione, logging millioni di veiculu , ecc? Cosa di l'infurmazione à u cliente : ùn cercate per ciò chì seguenu u nome di u cliente? Cù numeru di riferimentu? Questu hè un passu criticu, cumu si stabiliscerà cumu puderebbene spuntà u vostru sistema di filing. Una volta avete stabilitu e cume categurìa avete aduprà, decide si avete bisognu di più è creanu subcategorie. Fate questu prima di cumprà nulla per u vostru sistema di filing.
(3) Appena, circa pricate e vostre precisa di almacenamento.
Avete un gran numaru di schedari chì avete accessu nantu à una basa di u ghjornu? Solu accede à i vostri schedari sittimanali? I risposte definendu si avete bisognu d'un portatile di scrittore di l'architettura, un dispunibule cunfilatu chì ci hè vicinu à a vostra schritta o un magazinu di cinque canteraghju lateral à u salottu.
Sceglite cun cura. Cridate per u crescita quand'ellu viaghjate à l'armerini di scrivite - compre qualcosa per accumpagnà duie volte i schedari chì pensate chì avete avà avà. Questu hà limitatu u nùmeru di volte chì avete bisognu di ricaricà è riorganizà u vostru sistema di filing.
(4) Investite in un bonu sistema d 'etiquetado per a clarità è accessu faciule.
Pò esse capaci di leghje e richetture di l'articuli soe evidenti, ma a siccità in u tettone vi sarvà salvu più tempu d' architettore di l'imaginate.
A maiò parte di a cumpagnia chì facenu e richieste prupone mudelli chì integanu cù u software di furmazione più chjave. Pudete vulete cunsiderà unu di i discorsi etiquechi chì ponu stampà ancu stampate indipindente. Articuli chì duveranu duccarate doppiu sò generalmente un pruduttu investment.
(5) Avà hè prestu à cumprà caratteri archivi.
U megliu investimentu hè di cumprà caratteri colutori colpi (assicuratevi chì e tabs etichetti di plastica sò incluse) è di caratteri file Manila. I caratteri colutori colore sò megliu per dui motivi:
- sò disponibile faciule
- facenu fà fà fà ricanuscimentu di categurî
Per esempiu, si mette e vostre cartulare di clientella in u cartulare persunale giallu, l'infurmazione finanziaria in i caratteri blu è tuttu ciò chì tocca à u mercatu di caratteri rossi, pudete fà vede facilmente allora quandu duverebbe cercà un schedariu particulari.
Semplici è Mègliu
U principiu di KISS s'aplica à fà un sistema di scunnigazione chì hè faciule d'utilizà è faciule cun un sapore. Sempre mi piace! I categurie largu di u sughjettu ti permettenu facilmente aghjunghje novi schedarii chì vulete cultivà, è esse eliminatu a necessità d'aghjurnà o riorganizà u vostru sistema di filing in una basa regulare.
A mantenimentu simplice ancu facilità per integrà u vostru cartulare è i schedarii digitale com'è parte di u vostru sistema di gestione generale di documenta .
Pudete ubligatoriu o possu
Se vi pruvate à verificà a vostra attività è facenu u passaghju à un "Uffitu dispunellante" pudete scanisce e ricivi di u gastru è i maghreti cù l'altri informazioni di cuntinuti digitale. Arcuni di l' appruvazioni di u cuntenutu di pratica chì sò basati in Nuvole facilità à sta questa appricazzioni mobili chì permettenu piglià un telèfonu telefunicu in un gastu ricivutu è arregistrà nantu à a mosca (vede U Software Best Accounting for Small Business Canadese ).
Invece chì i còpies stampati o l'imàgini di l'espurtazioni gastru sò generalmente accettate à l'Agenzia di u Revenue Canada (CRA) sempre chì sò legibile. In casu chì u CRA puderete dumandà vede u documentu stampatu originali durante una verificazione o dumanda di rutina di documentazione, per chì l'uriginali avissiru sempri mantinutu per u tempu prescribed. (Eccu quantu duvamu a teniri i me registri di l'affari per più infurmazioni).