Per parechje negozii, u dipartimentu di pagamentu per i pagi ùn si ponu assai attenti, salvu chì qualcosa ùn sia accatta. In ogni casu, ci hè assai per esse acquistatu da u dipartimentu pagatu in pagamentu chì hè bellu run. In reghjuntu, ci sò assai prughjetti chì ponu venenu da quellu chì hè limpinga solu. Stu dipartimentu hà spessu un effettu enormi annantu à u flussu di i fiammi di l' affari, è ci sò oportunità chì pò esse acquistati o perdi di piglià l'appruvisazioni di pagamentu cù i proveatori.
Un dipartimentu di bonu devenimentu accadutu deve esse capace di prufittà di i sconti di volumi è di i primi pagamenti di pagamentu, ancu per esse l'esse manera megliu di mantene a più cash available per un affari per altri gastu è investimenti. Stu dipartimentu hà ancu bisognu di assicurà chì i fornituri sò rispunendu i so oblughi basati nantu à l'accordu è u cuntrattu, perchè se u vulume di qualità o di qualità ùn sò micca stati cumbatte, i risultati sò rimindevulevule è esse rimpròvuli appiegazione adattati.
Accounts cumercii Pagate Problemi
Ancu s'ellu ci sò numerosi opportunità per i spezii di cutà è di liberazione di casu, ci sò ancu unepoche di ostaculi chì l'affari facenu quandu intende à ghjunghjenu questi scopi. A cannachione 2014 Accounts Payable Optimization Study amparò chì u processu di furmatu hè unu di i più grandi fonti di prublemi per assai urganizazioni, cù u tempu chì prende à trattà cù a fattura di carta chì hè u più grande problema.
Altre altru fonte di primu preoccuperu funu:
- Assicurendu chì i pagamentu sò fatta à u tempu
- A furmulazione di u prucessu d'appruvazioni di fattura
- Obtenuta i più boni pagamenti di pagamentu cù i provee è assicurendu chì l'oblughi sò intravessu à i dui parte
- A tramutà cù una varietà di sistemi di cuntable è fatturae
- Scaricamentu è verificazione di a sicurità di dati è transacciones
Parechje di e dispunibuli quì sottumenù sò sbagliati o creati da una reliance on paper fattura. A furmazione perchita hè un prublema freqüente in parechje urganisazione, chì porta à pagamenti tardi o missu. Inoltre, mentre chì una quantità di imprese hè interessate di digitalizà a so furmazioni, a maiò parte di i fornituri sò sempre affissà i stampati di stampu o mandate per fax.
A maiò parte di i picculi gestioni i so cuntrolli di pagalli pagalli, è assai di questu hè fatta manualmente. Doppu picca fornituri anu purtatu à a prisentazione elettronica, a maiò parte di l'urganisazione passanu quantità grossa di mane di manœuvre introducerà manualmente e ducumentazione di copie digitale di documentazioni.
L'utilizazione di documentazione stampata freti in casu di u prucessu d'appruvazioni di fattura, postu ch'elli anu da esse stampati è entri à i membri adatti di a gestione per rivisione. Quandu a paperwork ùn si pò accade o disponibile in un formatu digitale, hè un prublema di analisi di dati è assicurendu chì i megliaghjamenti di pagamentu sò stati uttene è questi cumplicati. A puntuale è i prublemi di ricontattamenti di pagamentu prestu pò esse faciule persu per l'affari ùn anu pussutu pacà u pagamentu quandu sò deve esse dumandati, perchè e dispunibule chì tocca à i papele pò esse priculosu.
Avanzate è Ottimazione
A causa di u fattu chì una varietà di issues related to the running proper of accounts department payable derive from the same root causes, there are also some adjustments that organizations can make that will take care of many concerns in the same time. Trè di i modi più efficace chì e negozii pò simplificà i so cuntrattu di i dipartimenti di u dipartimentu debbanu:
- Aduprà a ricunniscenza di u cumentu di l'ughjettu per di scaricà di scrittura
- Aproveche i portals online chì sò accessibili à i proveatori
- Crea un fluxu di gestisce
OCR
Mentri chì assai cumpagni ricerete u prucede di scanners per creà còteli digitali di documentatura, questu generale solu impene à creà una imatge di un documentu chì hè salvatu in un computer. Questu significa chì l'infurmazioni avà deve esse accertata manualmente in una basa di dati, perchè mentri a perdita di registri hè menu di un prublema, hè sempri pruduttu.
L'identità di u persunale di u persunale, o OCR, implica di scanning un documentu è di ricuperazione di dati. Questa dati pò esse aghjuntu automaticamente à una basa di dati o di spreadsheets. U prucessu OCR aiuta à reduie u mumentu di l'errore manuale di ingressu di i dati è permette l'infurmazioni per esse ingressu finu à chì a publicazione hè ricevutu. OCR adopta un pocu di tempu per un impiigatu cum'è scanning un documentu per creà un schedariu di l'imagine, è ùn generalmente ùn hè micca bisognu di più passi. Per Gartner, ci sò urganizazioni chì ponu post un 80 per centu o più di i so fattura senza un impiegu chì deve esse intervenitu direttamente.
Prughjetti Portals
A furmazione di u prucessu per intitulà e fattura è dati in un sistema centralisé permette a l'affari cria o prufittà di un portal on line, chì permette un cummerciale è i so fornituri affruntà i pedistalli, fighjenu e fatturae è vede quandu sò pagati. Ableità à sta doppia dispunibile per unepochi di particularità in una urganizazione pò aiutà à assicurà chì u dipartimentu di pagamentu per i pagagiunitati hà suverevulevule propriu, è pò aiutà à aghjurnà u tempu chì prende à appruvà fattura. Li furnisce chì u prucede accessu à u portal permette à sti negozii di mandà fàvuli è pagà pagalli per esse dinò cuncernate di qualsiasi prublemi cù provvisti disposti o fattura.
Stabbilisce travagliu di u travagliu è Processe
In ogni casu una urganizazione decide di gestionà i so sforzi di gestisce à dati, hè impurtante chì ci hè un prucessu stabilitu in situ per a gestione e pagamentu. Questa permette à i negozii di assicurà chì e so operazioni sò travagliani è scurdate alternattivi si sò grossi o purtanu à i errori è à u ritornu. Sicondu Deloitte, queste prublemi deve dettu qualchissimu chì u dipartimentu payable di u contu ricevutu quandu ellu ricevvi una fattura, cumu a so dati hè ingressu è cunnisciutu è ciò chì u prucessu hè per l'avè ottinutu i fattura. Ci hè ancu esse guida per stabilisce i migliori modi di tratta di pagà parechji forniti.
Mentre chì parechji pruvultu furnisce offerte prucedimentu per un pagamentu in 30 o 90 ghjorni, ùn hè micca valuta u scanu da secondu cusì impida un flow cash flow d'una entità. Hè indispensabile ancu chì ci hè una manera di verificà chì a cumpagnia è i proveenti sò sopra à i ricunniscenza di un cuntrattu o accordu. Stabbilimentu di flussu di travagliu per trattà questi issi prublemi ponu aiutà l'organizazzioni facenu i scelti boni.
Quandu i fornituri ùn anu micca cunsultatu à u tempu, in quantità suffine o quantità appruvazioni di stoccinu, l'imprese ùn anu micca vulutu pagà fattura finu à custruisce queste materia. U flussu di u travagliu pò esse criticu à stabilisce quandu deve esse fattu quandu issi prublemi risultate. Inoltre, i pagamentu à i proveatori sò dinò fà à u tempu per impediscenu perdienti scontri o incù penalità per i pagamenti tardi. Ogni cuncettu di prughjettu deve esse documentatu è aghjurnatu ciò chì cambiani, è i prucessi anu da esse sicurità chì ogni accounte hè tratatu in modu approprellu.
U creazione di flussu di u travagliu pò ancu aiutà una sucità:
Outsourcing
Scrizzione digitale, implementendu OCR è utilizendu un portali chì i fornituri possani accessu pò micca esse quarchi cosa chì hè necessariu per i più chjucchi, ma l'organizazione ùn devenu micca chì u costu impedirà un impresa da esse capace di prufittà. Mentre chì u costu di stabilimentu è mantene i sistemi elettronii pò esse pruibbilitariu di molte chjuchevuli è mediani, facenu cusì in casa sò spessu micca necessariu. Ci hè una varietà di fornituri di terzu chì l'urganisazione ponu sternavanu sta funzione. L'urganisazione ponu esse otteniutu assistenza per tuttu di l'affirmazioni di u furmazione di u OCR per aiutà à una creazione creanu flussu di workflagge per analizà i cuntratti di prufessiunale.
Mentre l'urganisazione pò esse micca capaci di pede u costu di implementà una varietà di sistemi tecnulugia di a tecnulugia di u so propiu, chì avianu un terzu manighjanu, hè spessu assai abbundanza. I travagliati avè bisognu di paragunà e coste di l'utilizazione fora di partiti per sviluppà sti sistemi contr'à l'uperazione potenzale è u valore di liberazione di u cuntenutu, ma l'outsourcing permetterà l'urganisazione per piglià l'appruvisazione di a tecnulugia è i sistemi chì sò normalment esse troppu caru.
- Assicuratevi chì l' ordine di compra si creanu per ogni modu novu
- Verificate chì e fattura cunnessione i produtti ricevenu è i cumplimenti dagliu cuntrattuale
- Verificate i registri per assicurà chì e pagamentu sò fatte, chì sò fatte nantu à u tempu è ùn sò micca duplicati
- Determina u megliu metu di pagu fattura, cum'è per EFT o di crèditu, per riduzzione